Rédigé par Ian Colquhoun, Loren Vanderlinden, Jennifer Thompson, et Paul Vasey, 2000;
Mise à jour par Elizabeth Jewlal, Kathy Willmore, et Andrea Waters-Rist en 2018.
Traduction française coordonnée par Andrew Arsenault, avec l'aide de Ian Colquhoun.
L’Association canadienne d’anthropologie physique (ACAP) est l’organisme professionnel des anthropologues physiques au Canada. Les membres étudiants ont toujours constitué une part importante de nos membres, et les réunions de l’ACAP sont devenues pour eux un lieu privilégié pour faire leurs débuts dans la présentation orale ou par affiches. Il ne fait aucun doute que la participation aux conférences universitaires représente un important rite de passage pour les étudiants et ce document a pour objectif, non seulement d’aider ceux qui évalueront à l’avenir les communications étudiantes, mais aussi de servir de référence pratique à ceux, parmi les étudiants, qui présentent une communication pour la première fois, ou qui réitèrent l’expérience. Les communications étudiantes seront évaluées à partir des trois critères suivants :
Le résumé : Les éléments essentiels de la communication ont-ils été soulignés dans le format prescrit ?
L’étude : Le problème de recherche est-il clairement articulé ? Y a-t-il eu suffisamment d’attention portée à l’originalité et à la signification de l’étude, et à la justesse des méthodes utilisées dans cette recherche ?
La présentation : La présentation est-elle bien construite et concise, laissant suffisamment de temps à la période de questions ? La présentation orale a-t-elle été prononcée de manière articulée et modérée ? Les images l’accompagnant ont-elles efficacement complété la présentation orale ? L’étude répond-elle effectivement aux questions posées ?
RÉDIGER VOTRE RÉSUMÉ
Un résumé parfaitement construit pourra véhiculer l’importance de votre recherche d’une manière concise et logique. Par sa publication dans le programme de la conférence ainsi que dans le Bulletin de l’ACAP, il constituera une attestation de votre participation à la conférence et attirera l’intérêt de vos évaluateurs et de vos collègues, dont beaucoup n’assisteront peut-être pas à la conférence elle-même. En théorie, vous devriez d’abord rédiger votre résumé, l’utiliser comme base pour écrire votre communication, et enfin réviser votre résumé avant de le soumettre. Bien que cet ordre ne soit pas immuable, vous devez vous assurer que, si vous soumettez votre résumé avant de rédiger votre communication, vos résultats de recherche et vos conclusions coïncident avec ces données qui ont été soumises au préalable. Puisque le résumé est un synopsis de l’étude originale, il devrait mentionner le problème de recherche, l’information et les méthodes utilisées pour résoudre ce problème et vos conclusions. Le résumé ne doit présenter que les points essentiels sans excéder une longueur de 350 mots ; il faut éviter d’employer un vocabulaire trop technique et de citer des références. Si le résumé constitue la synthèse de l’information d’une présentation par affiches, cela devrait être clairement mentionné dans le résumé lui-même. Enfin, relisez-vous, relisez-vous, relisez-vous ! En général, les organisateurs de l’ACAP préfèrent que les résumés leur soient soumis par courriel, mais cependant, veuillez consulter le site Internet pour vérifier ce que préfèrent les différents comités organisateurs locaux.
COMMUNIQUER L'ESSENTIEL
L’une des forces de l’ACAP est que, étant donné la taille de notre réunion annuelle, c'est rare ou très limité (i.e. seulement la moitié de journée) que les organisateurs programme différentes sessions en même temps. Par conséquent, tous ceux qui participent à la réunion ont la possibilité d’assister à toutes, ou aux moins, la majorité des séances. Tandis que cela permet aux anthropologues physiques de différentes sous-disciplines d’assister à la présentation du travail de chacun, cela crée aussi un défi pour celui/celle qui présente. Chaque personne présentant une communication orale s’adresse à des collègues qui ne font pas forcément partie de son domaine de spécialisation ; il est donc important de mentionner, de manière concise : (a) en quoi cette recherche est originale ; (b) pourquoi elle est importante ; et (c) quelles méthodes ont été employées et pour quelle raison elles étaient les plus appropriées. Vous, en tant que présentateur, devez veiller à ce que les méthodes ne deviennent pas le sujet de la présentation. Bien que l’on puisse raisonnablement s’attendre à ce que les auditeurs aient une bonne connaissance de base des méthodes, une présentation pleine de jargon visant principalement les spécialistes du même domaine ne fera que contrarier et impatienter les autres personnes de l’assistance. En prêtant attention à ces détails et en précisant aux auditeurs le « contexte de recherche » de votre étude, les résultats que vous leur communiquerez auront d’autant plus d’impact. Souvenez-vous que ce que vous voulez réellement communiquer, ce sont vos résultats de recherche et les conclusions que vous en tirez.
CONSEILS DE PRÉSENTATION
« Parlez doucement, parlez lentement et n’en dites pas trop ». (John Wayne)
Il est important de vous rappeler que les personnes qui vous écoutent peuvent être fatiguées, avoir faim, soif, chaud, avoir des fourmis dans les jambes ou être de mauvaise humeur. Cela signifie que tout le monde a une capacité d’attention limitée. Par conséquent, c’est à vous de leur faciliter autant que possible l’écoute et la compréhension. Cela peut se faire par :
(i) L’organisation : Par dessus tout, SVP respectez les durées imparties de la session. Pour une durée de quinze minutes, votre présentation ne devrait pas prendre plus que douze ou treize minutes, en laissant quelques minutes pour des questions. Par écrit, cela représente environ huit pages à double interligne (en 10 points. Votre président de session vous signalera le moment où il restera deux minutes à votre temps imparti. Le meilleur moyen de vous assurer que vous ne dépassez pas votre temps est de RÉPÉTER votre présentation et de vous minuter. Répétez devant un ami, votre directeur de thèse et/ou d’autres étudiants gradués afin qu’ils vous fassent des commentaires sur le style de votre présentation. Cela paraît relever du simple bon sens, mais vous seriez étonné de savoir combien de bonnes communications échouent parce que le présentateur n’a pas tenu compte de ces conseils. Cela nous amène à un autre truc éprouvé dans le domaine : faire « court et simple » (approche KISS en anglais – Keep It Short and Simple). Bref, n’essayez pas d’en dire trop. Choisissez uniquement quelques points clés dont vous allez faire part à votre public, et gardez les détails pour : a) l’article que vous rédigez pour le soumettre à une revue savante ; b) en faire part à vos collègues du même domaine de recherche ; c) le moment de l’apéritif au banquet de l’ACAP ; ou d) votre thèse. Une fois que vous aurez décidé quels aspects de votre recherche mettre en valeur, préparez votre présentation en utilisant le conseil qu’on nous a donné à tous, à un moment ou à un autre : « Dites-nous de quoi vous allez parler, parlez-en, et dites-nous de quoi vous venez de parler ».
ii) Prononcer la communication : Ne vous occupez pas du fait que la peur la plus répandue est celle de parler en public. Prononcer une communication ne devrait pas être une situation stressante. Vous ne le croirez peut-être pas, mais même vos professeurs et vos collègues les plus aguerris ont encore le trac avant une présentation ! L’un de nos professeurs nous disait : « Mettez la peur à vos pieds ! » Vous pouvez vous sentir plus sûr de vous en rédigeant intégralement votre présentation, avec phrases entières et paragraphes. Bien que cela soit un bon moyen de se préparer et de répéter pour convenir à la durée impartie, il n’est pas toujours facile pour les auditeurs de suivre une communication entièrement lue, aussi résistez à la tentation de lire votre texte directement. Si vous avez suffisamment répété, vous ne devriez pas avoir besoin de vous reposer sur vos pages écrites et vous ne devriez pas être perdu s’il vous arrivait de perdre le fil des pages (il peut être judicieux d’AGRAFER vos pages écrites pour qu’elles restent dans le bon ordre). Lire signifie également que vous vous adressez moins directement au public. La prononciation d’une communication constitue une partie très importante des critères d’évaluation. Il est essentiel de conserver l’intérêt de vos auditeurs en vous adressant à eux directement, en établissant un contact visuel (qui les empêche de se mettre à rêvasser) et en étant dynamique. Le conseil de John Wayne est avisé ; mais cependant, lors d’une présentation, on doit parler d’une voix claire et forte. Essayez de ralentir le rythme (on se précipite par manque de répétition, et les auditeurs peuvent être contrariés de cette précipitation).
iii) Compléments visuels : Les illustrations constituent une partie importante de la plupart des communications orales. Soyez certain d'arriver a votre session bien en avance avec une copie de votre présentation sur une clé USB sauvegardé en format PDF et PowerPoint (en cas que les items sur Powerpoint ont changé radicalement et il n'y a pas assez de temps pour l'arranger). N'espère pas que les organisateurs auront le temps ou l'installation nécessaire pour connecter votre laptop (vous pourrez imaginer combiens de temps sera perdu si chaque présentateur voudrais utiliser leur propre laptop). En arrivent a votre session bien en avance vous devriez avoir quelques minutes pour s'assurer que les diapositives a de l'aire correct (et si non pour réparer tout ce qui faut) et que tous les transitions et/ou animations fonctionne correctement (si non il aura un technicien audiovisuel sur place pour assister). Si votre session est en matinée nous recommandons que vous soyez la au moins 20 minutes a l'avance. Si votre session est en après-midi vous pourrez peut-être vous installer après la conclusion de la session du matin au début de la pause du midi ou soyer la 20 minutes avant votre session commence. Les organisateurs du session ou un bénévole audio-visuel sera sur place pour vous aidez (n'essayez pas d'installer votre présentation sans l'un d'eux).
Les présentations PowerPoint ne doivent pas être trop chargée, mais doivent plutôt fournir aux spectateurs des supports complémentaires. Les visuels donnent à votre public un sujet de concentration pendant que vous parlez et si utilisé comme il faut, peut être une manière très utile pour livrer vos points clés. Des bons visuels nécessite une planification appropriée. Soyez conscient des détails techniques, comme s'assurer qu'ils ont suffisamment de contraste, qu'ils ne sont pas trop sombres ou trop chargée et que les caractères sont lisible. En utilisant des diapositives compliquée avec trop d'information est accablant, frustrant, et peut induire le sommeil. Il y'a une notion commune qu'il devrait y'avoir une diapositive par minute (alors une totale de 12 diapositives principales, non incluant la page couverture, références et/ou remercîments/financements), mais vous devriez l'adapter à vos besoins. Rappelez-vous toujours, parlez au public, pas à vos diapositives (ne tourner pas votre dos aux publics) et parler forts.
Vous recevrez généralement un pointeur laser et selon la taille de la pièce, un microphone. Vous voudrez peut-être vérifier si la vue du présentateur dans PowerPoint sera disponible. Si ce n’est pas le cas (ou si vous n’êtes pas sûr), veillez imprimer une copie papier de votre présentation PowerPoint contenant les notes.
CONSEILS DE PRESENTATIONS PAR AFFICHES
i) Faire une Affiche : Sachez que chaque réunion peut avoir différents paramètres de dimension d’affiche en fonction des panneaux d’affichage qu’ils utiliseront, vérifiez ceci en premier. Ensuite, vérifiez que la taille de votre affiche est conforme à ces paramètres avant de commencer. Assurez-vous que votre affiche n'est pas trop saturée de texte. Le nombre de mots n'est pas limité, mais les affiches efficaces contiennent généralement moins de 1200 mots, ou mieux 1000. Vous n'avez PAS à inclure votre résumé sur l'affiche. Gardez le flux d'informations intuitif pour le spectateur. Trop de données ou de texte peuvent être accablants pour ceux qui naviguent. Soyez certain d'avoir une titre qui attire l'attention! Vous voulez quelque chose mémorable qui ne nécessite pas d’explication supplémentaire. Assurez-vous que le titre a une taille qui peut être facilement lue à quelques mètres de distance (généralement 60 points ou plus). Assurez-vous d'inclure tous les auteurs et toutes les affiliations sous le titre (les noms des auteurs apparaissent généralement dans une caractères de 36 à 44 points et les informations d’affiliation dans une caractères de 24 points). Le corps du texte doit être facilement lisible à partir d’environ un mètre (généralement pas plus petit que 24 points, mais 30 points ou plus est encore mieux; de toute évidence, la taille dépendra un peu de la caractères choisie). La taille de la caractères des références citées et des sections remerciements / financement peut être beaucoup plus petite (par exemple 12 ou 10 points), ces sections devraient êtres placer dans un coin ou au bas de la page. Organisez les informations en sections claires à l'aide d'en-têtes, par exemple, introduction / contexte, méthodes, résultats, etc. La taille de la caractère des en-têtes est généralement de 36 points ou plus. Assurez-vous que la mise en page de votre affiche suit les informations que vous donnez dans votre présentation (voir l'explication ci-dessous). Cela facilitera l'acquisition d'information pour votre public et garantira que rien n’est omis. Utilisez une seule caractère sans empattement (p. Ex. Arial, Avenir), afin que votre affiche ne soit pas visuellement pénible et puisse être facilement lue. Choisissez un jeu de couleur simple qui n'enlève rien a vos figures. Toutes les images de l'affiche doivent être de haute résolution (les types de fichiers SVG peuvent aider à éviter les problèmes de résolution). Assurez-vous que tous les tableaux et toutes les figures sont numérotés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent, ont un titre / une légende et sont référencés dans le texte pour que le lecteur sache quand il est censé de consulter le tableau ou la figure.
ii) En Présentant : Préparez un bref discours (de 3 à 5 minutes) pour présenter votre affiche. Lors de la présentation, permettre aux spectateurs d’observer l’affiche. Essayer pas de ne pas vous placer devant l'affiche. Essayez de faire participer toutes les personnes intéressées par votre affiche sans permettre à une ou deux personnes de prendre tout votre temps. Reconnaissez toutes les personnes qui s’arrêtent pour regarder votre affiche, même si elle se contente d’un coup d’oeil, tout le monde ne veut pas parler, mais un sourire ne fait jamais de mal!
iii) Documents à Distribuer : Certains présentateurs aiment imprimer un lot de 8.5 x 11 exemplaires de leur affiche pour distribution pour ceux qui sont intéressés. Les copies en noir et blanc sont évidemment plus abordables que les copies en couleur, mais les présentateurs voudront peut-être quelques copies en couleur destinées à des personnes spécifiques ou à des personnalités de marque. Beaucoup d'entre nous aiment collecter ces documents afin de les regarder de plus proche plus tard (en supposant que le texte reste lisible sur une page de 8.5 x 11) et pour la ramener chez nous pour la consultation future. Alternativement, pour réduire l'utilisation de papier, certains présentateurs mettent leur affiche en ligne et fournissent aux lecteurs le lien permettant de trouver cette information.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à comprendre ce qui fait une bonne communication, et qu’ils vous permettront finalement de vivre une expérience précieuse et gratifiante.